Comment garder une trace de vos réunions professionnelles ?

Dans le monde professionnel, les réunions sont une étape importante de prise de décision. Il est donc primordial de garder une trace de ce qui y a été dit, des interventions de tous les participants, des décisions prises. C’est en effet un bon moyen de pouvoir s’assurer plus tard de leur mise en application et de leur exécution, ou tout juste d’informer les collègues absents aux précédentes réunions. Prise de notes, enregistrement audio ou vidéo, transcription et retranscription manuscrite vous y aideront. Cependant, pour éviter d’éventuelles poursuites judiciaires ou un licenciement, n’enregistrez rien sans une autorisation préalable des participants.

Le compte rendu de réunion

Au cours d’une réunion, l’usage est de prendre des notes sur les points forts de cette dernière en vue de produire un compte rendu de réunion. Il s’agit d’un document qui comporte de manière plus ou moins exhaustive les échanges ayant eu lieu durant une réunion dans le but de conserver une trace écrite ou de faire plus tard un communiqué sur ladite réunion ou d’organiser un évènement. Le secrétaire du comité est censé rédiger le compte rendu descriptif ou de synthèse de ladite réunion. Ce dernier peut se faire aider par un collègue ou même un rédacteur professionnel et doit être validé collectivement par les responsables de la réunion. Le signataire du compte rendu dépend du type de réunion et des personnes présentes à celle-ci.

L’enregistrement audio ou vidéo

Pour réaliser un futur compte rendu ou tout juste en vue de diffuser ou surtout d’archiver cette preuve de votre réunion, l’enregistrer est une bonne option. Cette méthode autorisée par le Code du travail vous permet en effet d’être sûr de n’avoir rien oublier ce qui n’est pas le cas lors d’une simple prise de notes. Ce procédé est admis à condition d’obtenir au préalable l’autorisation de tous les participants de la réunion d’être filmé ou enregistrer. Ainsi un enregistrement clandestin vidéo avec des caméras cachées ou audio à l’aide d’un dictaphone pourra faire l’objet d’un licenciement ou de poursuites judiciaires. Maintenant que vous savez comment vous y prendre, vous pouvez choisir votre appareil vidéo ou consulter le comparatif des meilleurs dictaphones pour en choisir un.

Transcription et retranscription

Il est important que vous sachiez qu’une fois l’enregistrement fait, vous avez le devoir d’établir un compte rendu ou un procès-verbal énumérant les points les plus importants de la réunion ainsi que les participants à cette dernière. Vous devez donc transcrire lesdits documents audio ou vidéo en les convertissant en documents écrits. Si vous avez du mal à le faire, vous pouvez faire appel à un professionnel afin qu’il les retranscrive pour vous. Ils amélioreront ou modifieront vos transcriptions en les transférant en compte rendu de réunion ou en synthèse. Vous avez également la possibilité de retranscrire un document audio en texte en téléchargeant un logiciel. Vous avez donc une multitude de possibilités vous permettant de conserver une trace de toutes vos réunions professionnelles.